ROEP OM EFFICIENCY
DOOR:
JAAP BOSMAN

VISIESTUK

‘Besparing op legal spend
wordt utieindelijk gehaald!’

‘Aantal kantoren is teruggebracht en er zijn duidelijke tariefafspraken gemaakt’
Jaap Bosman wordt gezien als een van de ‘thought leaders’ als het gaat om te toekomst van het juridisch beroep. Zijn in 2015 verschenen boek ‘Death of a Law Firm’ wordt uitgegeven door de ABA, is vertaald in het Chinees en is een wereldwijde bestseller. In 2008 was Jaap Bosman de bedenker van de Bedrijfsjuristen Monitor en bij de negen voorgaande edities is hij intensief betrokken geweest. Hier schrijft hij over de roep om efficiency in het vakgebied.

Het is een voorrecht een bijdrage te mogen leveren aan deze tiende editie van de Bedrijfsjuristen Monitor. Ik kan mij ieder van de voorgaande negen edities nog heel goed herinneren en bewaar zeer goede herinneringen aan elk van hen. Ook de eerste Bedrijfsjuristen Monitor van 2008 staat mij nog helder voor de geest. Het was een regenachtige novemberavond in het Concertgebouw in Amsterdam en Houthoff presenteerde de resultaten van een grootscheeps onderzoek onder bedrijfsjuristen. Een van de thema’s in 2008 waren de kosten van de externe juridische dienstverlening en hoe die te managen.

Nederland is geen eiland en het Nederlandse bedrijfsleven is bij uitstek internationaal. Ook in de rest van de wereld was er destijds een levendige discussie over de hoogte van die kosten. Aangespoord door de wereldwijde financiële crisis zochten ondernemingen naar mogelijkheden om de kosten te drukken. Externe advocaten werden daarbij niet ontzien. Eveneens in 2008 lanceerde de Association of Corporate Counsel (de machtige Amerikaanse organisatie van bedrijfsjuristen, ACC) The Value Challenge waarbij de leden geholpen werden om afspraken te maken met advocatenkantoren teneinde de kosten met 25% omlaag te brengen. Ondanks de macht en invloed van de ACC en de inkoopmacht van de leden, werden er betrekkelijk weinig concrete resultaten geboekt. De ‘Value Challenge’ werd vooral een onderwerp voor artikelen en conferenties.

Je moet wel heel goed en diep in netwerken zitten als bedrijfsjurist wil je continu ‘bij’ zijn.

‘Mea culpa’ is het enige antwoord nog te geven.

Sinds 2008 is de rol van de bedrijfsjurist geleidelijk veranderd en is wereldwijd het aantal bedrijfsjuristen gestaag gegroeid. Bedrijven zijn over de jaren steeds meer juridisch werk zelf in-huis gaan doen en bedrijfsjuristen zijn steeds beter geïntegreerd in de ‘business’. Ze worden tijdig betrokken en weten precies wat er speelt. Bedrijfsjuristen zijn over het algemeen proactief, snel en pragmatisch. Het zijn ook de betere repeat players. Door meer juridisch werk in-huis te doen hebben bedrijven effectief weten te besparen, maar lang niet de destijds beoogde 25%.

Sinds 2008 is ook de rol van procurement geprofessionaliseerd als het gaat om het inkopen van advocatuurlijke diensten. Bedrijven hebben veelal het aantal verschillende advocatenkantoren waarmee ze werken sterk teruggebracht en met de resterende kantoren duidelijke tariefafspraken gemaakt.

Bovenstaande is slechte een beperkte bloemlezing van alle pogingen die bedrijven hebben ondernomen om de juridische kosten te beperken. De resultaten over de afgelopen tien jaar zijn over het algemeen bescheiden te noemen. Tien jaar hameren op een lagere prijs heeft geen noemenswaardige impact gehad. Dat staat nu in 2017 echter op het punt te veranderen. Het gebruik van ‘big data’ zal voor het eerst in de geschiedenis de bedrijven the upper hand geven in de onderhandelingen met externe juridische dienstverleners.

‘Grote ondernemingen beschikken over mee data dan een advocatenkantoor ooit zal kunnen verzamelen’

‘Advocaten zijn slecht in het inschatten van de tijd die met een bepaalde procedure is gemoeid’

Laten we eens kijken hoe dat precies zit met die big data. Grote ondernemingen zoals Microsoft, GlaxoSmithKline, Shell, Google, General Electric, Capital One, Facebook en Cisco zijn al een aantal jaren bezig alle juridische processen te analyseren. Inmiddels zijn tienduizenden zaken in een database gestopt. Voldoende zaken om deze ondernemingen in staat te stellen vooraf te weten hoeveel uren een extern kantoor aan een bepaald type zaak behoort te besteden. Deze bedrijven beschikken over enorme juridische afdelingen en besteden jaarlijks honderden miljoenen aan externe advocatenkantoren. Door hun omvang beschikken deze ondernemingen over meer data dan een individueel advocatenkantoor ooit zal kunnen verzamelen om te analyseren. En daar blijft het niet bij. Het is bekend dat om bruikbare voorspellingen te doen er enorme hoeveelheden historische data nodig zijn. Teneinde de data accurater te maken heeft een aantal bedrijven besloten samen te werken en dat op geanonimiseerde wijze te delen. Dat gebeurt bijvoorbeeld binnen de onafhankelijke non-profit organisatie CLOC. Dit staat voor Corporate Legal Operations Consortium (cloc.org). Probeer je eens voor te stellen wat er gebeurt als je alle data die grote bedrijven hebben verzameld over juridische procedures gaat samenbrengen in een grote database. Honderdduizenden juridische dossiers waarvan op individueel niveau bekend is wie en met welke ervaring hoeveel tijd heeft besteed. Dit soort gegevens en dit soort analyses geeft cliënten het voordeel in de onderhandelingen met advocaten over de prijs. De discussie zal niet zo zeer gaan over het uurtarief, maar over het aantal uren en de efficiëntie waarmee de zaak wordt behandeld. Dit is potentieel een grote game changer in de relatie tussen cliënten en hun advocaat.

Natuurlijk zijn er inmiddels al veel advocatenkantoren die experimenteren met ‘project management’. Dit is in potentie een uitstekende methode om grip te krijgen op efficiëntie en stroomlijning van het proces. Het probleem is echter dat het overgrote deel van alle advocatenkantoren dat hiermee werkt, waarschijnlijk nooit over voldoende data zal beschikken om betrouwbare voorspellingen te doen. Recent had ik contact met een van de grootste litigation funders in de wereld. Dit zijn bedrijven (investeerders) waarbij het verdienmodel mede afhankelijk is van de advocaatkosten van een bepaalde procedure. Zo’n fonds heeft er dus belang bij vooraf een goede inschatting te kunnen maken van die kosten. Hun ervaring is dat advocaten enorm slecht zijn in het inschatten van de tijd die met een bepaalde procedure is gemoeid, waarbij meestal het totaal aantal uren schromelijk wordt onderschat. De professionals van dit fonds zijn overigens ook nog niet heel erg onder de indruk van het niveau van ‘project management’ in de advocatuur. De combinatie van het vooraf slecht kunnen inschatten van het aantal uren met het niet heel goed kunnen managen van de uren gedurende de looptijd, verhoudt zich slecht tot de door cliënten nagestreefde verbetering van de efficiëntie.

 

Mijn voorspelling voor de toekomst is dat cliënten steeds meer grip zullen gaan krijgen op de efficiëntie waarmee hun zaken door externe advocaten worden behandeld. Dit zal leiden tot minder inzet van mensen en uren door kantoren. Daar waar mogelijk zal er druk ontstaan om processen waarbij techniek efficiënter is dan mensen te gaan automatiseren. Dit vereist een grote omschakeling aan de zijde van de advocatuur, waarbij het businessmodel traditioneel is gebaseerd op de mark-up die op de medewerkers wordt gemaakt. Aan cliëntzijde zullen de data op termijn van een paar jaar ook beschikbaar komen voor bedrijven die geen grote juridische afdeling hebben. Door de beschikbaarheid van benchmark data en een focus op efficiency zal de 25% besparing op legal spend tien jaar na dato toch nog worden gehaald.

‘Minder mensen en uren door kantoren in de toekomst’

Jaap Bosman – Founding partner van TGO Consulting, spreker en schrijver.

Jaap wordt gezien als een van de thought leaders als het gaat om de toekomst van het juridisch beroep.

Jaap Bosman is een van de founding partners van TGO Consulting, een strategisch advieskantoor voor de juridische sector dat opereert vanuit New York, Den Haag en Hong Kong. Jaap adviseert een breed portfolio aan cliënten wereldwijd ten aanzien van bedrijfseconomische processen en winstgevendheid. Hij wordt frequent gevraagd als spreker, schrijft op regelmatige basis voor The ABA Journal, The ACC Docket en diverse andere publicaties.

Bosman wordt gezien als een van de thought leaders als het gaat om de toekomst van het juridisch beroep. Zijn in 2015 verschenen boek ‘Death of a Law Firm’ wordt uitgegeven door de ABA, is vertaald in het Chinees en is een wereldwijde bestseller. In 2008 was Jaap Bosman de bedenker van de Bedrijfsjuristen Monitor en bij de negen voorgaande edities is hij intensief betrokken geweest.

Bekijk het volledige profiel van Jaap Bosman.

Video
Delen

Uw naam

E-mail

Naam ontvanger

E-mail adres ontvanger

Uw bericht

Verstuur

Share

E-mail

Facebook

Twitter

Google+

LinkedIn

Contact

Naam

E-mail

Bericht

Verstuur